Електронний документообіг: ефективний інструмент управління бізнесом

Электронный документооборот: эффективный инструмент управления бизнесом

Подпись важныx документов больше напоминает «7 кругов ада»? Знакомо бессмысленное «скитание» по кабинетам, сотни правок, замечаний и переделок? Тогда не зря читаешь эту статью.

Проблемы документооборота(ДО) в «бумажном» виде формировалась годами, накапливалась, и дошли до критической точки. Ход времени обеспечил электронные варианты решения, их выбор на рынке очень большой. Мы расскажем о комплексном проекте, где система электронного ДО явилась инструментом управления бизнесом.

Наталия Иванец,
Ведущий консультант по управленческим технологиям
украинского офиса «ABM Finance»

Проект осуществлен в многоотраслевом Концерне, включал автоматизацию не только ДО, но и консолидацию, бюджетное планирование, управленческий учет, платежный календарь.

На момент обращения в ABM Finance Концерн старался следовать передовым технологиям управления бизнесом, непрерывно развиваясь изнутри. Однако система бюджетирования, управленческая отчетность, платежный календарь, KPI велись в Excel, а регламентированный учет – в разных базах. Система управления базировалась на документообороте, методологически очень продуманном, но не автоматизированном. Основным элементом информационного обмена и основанием для принятия управленческих решений являлась Служебная записка (СЗ). Служебные записки составлялись и утверждались только в бумажном виде. К СЗ прилагался довольно большой пакет приложений, которые копировались с исходных документов каждый раз, когда были необходимы. Согласование происходило несколькими согласователями, которые находились не только в разных кабинетах, но иногда и в разных концах города. Документ мог многократно отправляться на доработку, что создавало задержки при согласовании. Из-за длительного процесса принятия решений часто «страдали» взаимоотношения с контрагентами, затягивались подписания договоров и актов, срывалось проведение тендеров.

С целью найти партнеров для внедрения надежной, современной информационной системы управления, сотрудниками Концерна был проведен мониторинг рынка консалтинговых компаний и продуктов. Руководством было принято решение в пользу «ABM Finance» благодаря большому опыту успешных внедрений «ABM Finance» и возможностям программного продукта «ABM Finance: Корпоративный менеджмент», который позволяет автоматизировать как документооборот, так и любую методологию бюджетирования и управленческого учета и помогает в решении других проблем системы управления финансами.

Управленческий цикл начинается с постановки целей и планирования их выполнения.

Планирование.

Составление планов автоматизировано посредством бизнес-процесса.

Ответственные вносят планы при помощи документа «Мероприятие», который служит путевой картой деятельности сотрудников. Составленные планы работ консолидируются и согласовываются, при необходимости - корректируются.

При внесении Мероприятий формируется план работ, а по мере выполнения – факт.

Исполнение.

Все вопросы по выполнению Мероприятий решаются при помощи Служебной записки (СЗ).

На этапе методологии был проработан существующий процесс согласования и предложены решения оптимизации, доступные при автоматизации:

• Параллельное согласование;
• Разграничение зоны ответственности при утверждении СЗ;
• Автоформирование списка обязательных согласователей;
• Связь СЗ с конкретным(и) Мероприятием(ями);
• Электронный архив документов;
• Возможность увидеть правки документа;
• Возможность отслеживать получение виз, этап и своевременность согласования задач;
• Различные уровни безопасности;
• Информирование о согласовании\возврате на доработку СЗ;

Бизнес-процесс согласования СЗ выглядит следующим образом:

Также были настроены другие бизнес-процессы ДО (для входящих документов, согласования договоров).

СЗ содержит в себе все необходимые данные: инициатора, суть вопроса, подразделение, Мероприятие, документы для согласования, список согласователей и т.д. Часть реквизитов заполняется автоматически, без возможности корректировки. Например, список обязательных согласований формируется в зависимости от должности и подразделения сотрудника.

К СЗ можно приложить необходимые документы. Например, для согласования Акта выполненных работ приложен договор и фото выполненных работ.

Документы хранятся в едином электронном архиве. Они могут прикладываться к различным СЗ, без повторной загрузки, поддерживается история версий карточек документов.

Для документов формата Word возможно сравнение версий:

Руководитель согласовывает СЗ на планшете.

В разработанном интерфейсе выпадает список СЗ на согласование. В каждой СЗ все документы и приложения сверстаны в единый документ, работает скроллинг на сенсорном экране.

Можно посмотреть процесс согласования, визы, мероприятия, график выполнения.

Установка визы вынесена в шапку документа. При установке визы всплывает окно подтверждения, что обеспечивает надежность при согласовании в условиях транспорта и т.п.

После получения визы Руководством или ИД, формируется задача для фиксирования решения в Мероприятии, при необходимости - создания нового Мероприятия.

Контроль и анализ.

Ход согласования СЗ отслеживается при помощи автоматических отчетов. Настроены возможности:

• Отследить кто не согласовал задачи:


• Какие визы получены по СЗ в разрезе подразделений:


• Количество СЗ по подразделениям:
  
  

  Отчетность настроена и для анализа выполнения Мероприятий и позволяет:

• Оперативно следить за состоянием выполнения:
• Детально проанализировать причины:

Формирование управленческого воздействия.

Своевременное выполнения запланированных Мероприятий служит основой для расчета коэффициентов премирования. 

Таким образом, внедрение автоматизированной системы документооборота на базе программного продукта «ABM Finance: Корпоративный менеджмент» обеспечило прозрачность полного цикла управления – от постановки целей, через контроль и анализ, к управленческому воздействию. Повысилась скорость информационных потоков и сократилось время принятия решения. Автоматизация позволила получать отчеты и расчеты автоматически, оперативно, без влияния «человеческого» фактора. Все это способствовало повышению эффективности системы управления, и как следствие – эффективности компании в целом.

Запросите индивидуальную презентацию системы бюджетного управления

Смотрите также:

• Управление финансами
• Ключевые показатели эффективности
• Оптимизация бизнес-процессов
• Электронный документооборот
• Стратегическое управление
• Теория Ограничений (TOC)